Um pedido é devolvido, o valor é reembolsado ao cliente ou ao marketplace repassa o cancelamento, e a operação segue em frente. Só que, do ponto de vista fiscal, a venda original continua existindo até que uma nota fiscal de devolução seja emitida para anulá-la. Sem esse documento, a empresa pode continuar pagando imposto sobre um pedido que, na prática, não existe mais.
Esse é um problema silencioso. Ele não aparece como erro no sistema, não gera alerta automático e, na maioria dos casos, só é percebido quando um contador revisa a apuração de perto ou quando o volume de devoluções cresce o suficiente para o valor começar a doer.
O que é a nota fiscal de devolução e por que ela existe
A nota fiscal de devolução é o documento que anula os efeitos fiscais da venda original. Ela não cancela a venda automaticamente nos registros financeiros, mas é o que permite à empresa reverter, de forma correta, os tributos que incidiram sobre aquela operação. Sem ela, a venda cancelada continua existindo para o Fisco exatamente como se tivesse sido concluída.
Isso significa que a nota de devolução não é apenas uma formalidade contábil. Ela é o que conecta o que aconteceu de verdade na operação (o cliente devolveu o produto, o dinheiro voltou) com o que o sistema tributário está calculando.
O que acontece quando a nota fiscal de devolução não é emitida
O efeito muda de acordo com o regime tributário, mas em todos os casos o problema é o mesmo: imposto sendo calculado sobre uma receita que não existe mais.
No Simples Nacional, a base de cálculo do DAS é a receita bruta apurada mês a mês. Quando uma devolução é registrada corretamente, o valor é deduzido da receita do período em que ela ocorreu (ou do período da venda original, quando a devolução acontece depois). Sem esse registro, a receita da venda devolvida continua contando na apuração, e o DAS acaba sendo calculado sobre um valor maior do que a empresa realmente faturou.
Para empresas no regime normal (Lucro Presumido ou Lucro Real), o problema aparece também no ICMS, no PIS e na COFINS. O crédito do ICMS pago na venda original só pode ser recuperado se a nota de devolução existir e replicar corretamente os dados fiscais da nota original, incluindo o imposto destacado. Sem a nota de devolução, não existe caminho padrão para reaver esse crédito.
Importante: a forma exata como cada tributo é ajustado varia conforme o regime, o estado e, em alguns casos, o tipo de produto.
Por que isso é mais comum em operação de marketplace
Em uma venda direta, a devolução costuma passar por um processo mais controlado: o produto retorna, alguém confere, a nota de devolução é emitida. Em marketplace, o fluxo é mais fragmentado. O reembolso e o cancelamento acontecem dentro da plataforma do marketplace, muitas vezes sem que isso dispare, de forma automática, a emissão da nota de devolução no ERP do vendedor.
O resultado é uma divergência que cresce em silêncio: o pedido aparece como devolvido no painel do marketplace, o dinheiro já não está mais na operação (ou nunca chegou a entrar, se o reembolso foi direto), mas a nota fiscal da venda original continua ativa nos registros fiscais como se o pedido tivesse sido concluído normalmente. Quanto maior o volume de vendas e devoluções, maior a chance de esse descompasso se acumular sem que ninguém perceba.
Uma mudança recente torna esse controle ainda mais urgente
Desde 1º de setembro de 2026, a nota fiscal de devolução passou a exigir um nível de detalhe que não era obrigatório antes: cada item devolvido precisa referenciar, individualmente, o item correspondente na nota fiscal original (o campo técnico é o DFeReferenciado, com o número do item, não mais uma referência genérica à nota como um todo). Antes, bastava informar a chave da nota original no cabeçalho da nota de devolução; agora, essa referência precisa ser feita item a item.
Na prática, isso significa que notas de devolução emitidas do jeito antigo passam a correr o risco de rejeição pela Sefaz. Essa exigência vale de forma ampla, independente do regime tributário: mesmo uma empresa do Simples Nacional, que não destaca IBS/CBS na nota em 2026 (isso só passa a valer a partir de 2027), precisa cumprir esse referenciamento por item desde já. É uma mudança recente, ligada à transição da reforma tributária (Lei Complementar nº 214/2025), e reforça exatamente o problema central deste artigo: quanto mais desatualizado for o processo de emissão da nota de devolução, maior a chance de ela não ser aceita, e de a venda original continuar "viva" para o Fisco.
Como identificar se isso está acontecendo na sua operação
Alguns sinais ajudam a identificar o problema antes que ele vire um valor relevante:
- Pedidos marcados como devolvidos ou cancelados no marketplace que não têm uma nota de devolução correspondente emitida.
- Contas a receber que permanecem em aberto (ou pior, que foram baixadas como recebidas) referentes a pedidos que na verdade foram devolvidos.
- Divergência entre o número de devoluções que o marketplace registra e o número de notas de devolução emitidas no mesmo período.
Nenhum desses sinais, isolado, significa necessariamente prejuízo fiscal. Mas quando aparecem de forma recorrente, valem uma checagem com o time contábil.
Como a Confery se conecta com esse problema
A Confery reúne, em um painel próprio, os pedidos devolvidos, cancelados e reembolsados de cada marketplace, dando visibilidade sobre o que está acontecendo com esses pedidos antes que a informação se perca entre relatórios diferentes. Isso ajuda a operação a identificar rapidamente quando uma devolução aconteceu (e se ela é realmente válida), o que é o primeiro passo para garantir que ela também seja tratada corretamente do lado fiscal, junto ao time de contabilidade.
Quer entender como isso funcionaria na sua operação? Agende uma demonstração com o time da Confery.